Cara Merencanakan dan Mengatur Pindah Kantor atau Bisnis

Potret Gambar / Gambar Getty

Memindahkan bisnis Anda ke lokasi kantor baru adalah proses multi-langkah yang membutuhkan perencanaan yang cermat dan beberapa langkah persiapan. Seperti halnya proyek besar, yang terbaik adalah membagi beban kerja dan menetapkan tugas khusus untuk karyawan yang berbeda. Memulai proses sejak dini dan menjaga komunikasi yang terbuka dan sering adalah kunci untuk langkah yang sukses, dan kurang stres.

Buat Timeline

Buat garis waktu yang mencakup semua tahapan penting dari langkah Anda. Untuk memastikan jadwal tersebut layak, diskusikan rencana tersebut dengan semua anggota tim yang terlibat dalam pemindahan tersebut. Bersikaplah realistis tentang berapa banyak waktu yang Anda perlukan. Kantor kecil mungkin perlu setidaknya tiga bulan untuk mempersiapkan, sementara kantor menengah ke besar mungkin perlu merencanakan selama enam hingga delapan bulan atau lebih. Bagaimanapun, kuncinya adalah memulai sedini mungkin.

Desain Ruang Baru

Langkah selanjutnya adalah mengumpulkan semua informasi yang tersedia di ruang baru. Cobalah untuk mendapatkan cetak biru atau tata letak lantai sehingga Anda dapat mengidentifikasi komponen utama, seperti outlet listrik dan ruang penyimpanan, dan mulai merancang tata letak kantor baru. Ini juga merupakan ide bagus untuk memiliki rencana tata letak umum untuk ruang Anda saat ini sehingga Anda dapat membandingkan keduanya. Jika ada area di kantor saat ini yang tidak berfungsi, identifikasi sekarang sehingga masalah yang sama dapat dihindari di ruang baru Anda.

Selain itu, buatlah daftar masalah potensial dengan ruang baru, seperti area penerimaan yang lebih kecil atau kapasitas penyimpanan yang lebih sedikit, atau mungkin ruang terbuka yang lebih besar yang membutuhkan lebih banyak bilik atau dinding sementara. Mungkin perlu untuk menyewa tukang kayu, pelukis, tukang listrik, pemasang sistem, atau profesional lain untuk membangun dinding, menambahkan kabel, atau membuat perubahan kosmetik sebelum Anda pindah.

Bangun Tim Pindah Anda

Untuk kantor menengah hingga besar, tunjuk seseorang (atau minta sukarelawan) dari setiap departemen atau divisi untuk mengoordinasikan area khusus mereka. Ini dapat ditugaskan kepada supervisor atau manajer departemen yang kemudian dapat memastikan bahwa setiap karyawan bertanggung jawab untuk mengepak meja, file, dan barang-barang pribadi mereka. Untuk kantor yang lebih kecil, Anda mungkin sendirian. Jika demikian, kenali beberapa orang kunci yang mungkin dapat membantu mengoordinasikan langkah tersebut.

Tim Anda juga dapat membantu mengidentifikasi masalah saat ini dengan ruang lama dan menemukan solusi yang mungkin untuk kantor baru. Ini adalah cara yang bagus untuk menggabungkan sudut pandang lain dan untuk mencapai konsensus saat bepergian, terutama jika beberapa karyawan tidak mendukung perubahan tersebut.

Lakukan Rapat Reguler

Dalam jadwal Anda, tetapkan pertemuan rutin untuk membahas langkah dan kemajuannya dengan semua karyawan. Penting untuk selalu memberi informasi kepada semua orang dan meluangkan waktu untuk menanggapi kekhawatiran dan komentar karyawan. Bergerak itu membuat stres bagi semua orang yang terlibat dan bisa lebih stres jika keputusan tidak dikomunikasikan dengan memadai.

Tentukan Anggaran Anda

Jika Anda memiliki jumlah anggaran khusus yang ditetapkan untuk perpindahan Anda, penting untuk mengidentifikasi biaya sebelum Anda menyewa penggerak, atau bahkan sebelum Anda mengemas kotak pertama.

Tetapkan Tugas

Mintalah tim Anda yang bergerak membuat daftar tugas yang perlu diselesaikan dalam minggu-minggu sebelum Anda pindah, dan pastikan tugas-tugas penting ditambahkan ke timeline / jadwal. Tanyakan kepada setiap manajer departemen atau penyelia apa yang diperlukan dari area mereka, yang mungkin termasuk penyedia layanan khusus, seperti pemasang saluran telepon atau spesialis jaringan komputer. Pastikan juga area umum tercakup, seperti area bagian penerima tamu, lobi, dan ruang penyimpanan.

Pekerjakan Penggerak

Mempekerjakan penggerak adalah salah satu tugas paling penting untuk memindahkan bisnis, dan ada perusahaan yang bergerak yang berspesialisasi dalam perpindahan kantor. Seperti halnya perpindahan rumah tangga, penting untuk memastikan perusahaan itu andal dan bahwa Anda menerima layanan terbaik untuk biayanya. Lakukan riset, ajukan pertanyaan yang tepat, dan minta perusahaan datang ke kantor Anda untuk menilai langkah Anda.

Tugas ini dapat ditugaskan untuk satu orang atau grup atau beberapa orang yang berbeda, dengan masing-masing memanggil perusahaan tertentu dan kemudian membandingkan catatan. Bagaimanapun, mulailah lebih awal untuk memastikan Anda mendapatkan harga terbaik dan sesuai dengan kebutuhan Anda.

Buat Daftar Kontak

Daftar kontak membantu memastikan bahwa semua orang yang berbisnis dengan Anda, termasuk pemasok dan klien, tahu bahwa Anda akan pindah. Sebaiknya tetapkan tugas ini ke satu orang untuk diawasi agar kontak tidak terjatuh. Memberitahu pelanggan dan klien memerlukan komunikasi khusus tentang lokasi baru Anda dan bagaimana bisnis akan beroperasi selama perpindahan. Informasi tersebut sangat penting untuk memastikan pelanggan Anda tidak pergi ke tempat lain untuk layanan Anda.